Google कार्यस्थान व्यवस्थापक मार्गदर्शिका
सही ईमेल पता प्रकार भविष्य में पहुंच और स्वामित्व संबंधी समस्याओं से बचाता है।
छोटी टीमों को प्रत्येक सार्वजनिक पते के लिए एक सशुल्क मेलबॉक्स नहीं बनाना चाहिए। ग्राहकों द्वारा व्यवसाय-महत्वपूर्ण मेल भेजना शुरू करने से पहले तय करें कि उपयोगकर्ता, उपनाम, समूह या साझा वर्कफ़्लो क्या होना चाहिए।
Google Workspace आपको ईमेल पते बनाने और रूट करने के कई तरीके देता है। चुनाव मायने रखता है क्योंकि यह बिलिंग, गोपनीयता, हैंडओवर, ग्राहक दृश्यता और किसी के चले जाने पर क्या होता है, को प्रभावित करता है।
एक गन्दा सेटअप आमतौर पर अच्छे इरादों से शुरू होता है: info@, sales@, support@, billing@, और admin@ को अलग-अलग मेलबॉक्स के रूप में बनाएं क्योंकि वे पेशेवर दिखते हैं। छह महीने बाद, कोई नहीं जानता कि किस इनबॉक्स में लीड है, पासवर्ड किसका है, या किसी पूर्व कर्मचारी के पास अभी भी पहुंच है या नहीं।
निर्णय नियम
त्वरित उत्तर
इस मॉडल का प्रयोग करें:
कार्यस्थल पता निर्णय तालिका
| पता प्रकार | कब उपयोग करें | उदाहरण | टिप्पणियाँ |
|---|---|---|---|
| उपयोगकर्ता | एक व्यक्ति को लॉगिन, इनबॉक्स, कैलेंडर, ड्राइव और खाता जीवनचक्र की आवश्यकता होती है | [email protected] | आमतौर पर भुगतान किया गया लाइसेंस |
| उपनाम | एक उपयोगकर्ता को दूसरे नाम के लिए मेल प्राप्त होना चाहिए | [email protected] -> स्वामी इनबॉक्स | Google किसी उपयोगकर्ता के लिए वैकल्पिक ईमेल पते के रूप में उपनाम दस्तावेज़ित करता है |
| समूह | अनेक लोगों को टीम-स्वामित्व वाली मेल की आवश्यकता होती है | [email protected] | बिक्री, समर्थन, खाते, संचालन के लिए अच्छा है |
| सहयोगात्मक इनबॉक्स | टीम को असाइनमेंट और वार्तालाप प्रबंधन की आवश्यकता है | [email protected] | Google समूह सुविधाओं का उपयोग करता है |
| अस्थायी पता | केवल माइग्रेशन, लॉन्च या परीक्षण | [email protected] | समाप्ति या समीक्षा दिनांक जोड़ें |
Google के उपनाम दस्तावेज़ में कहा गया है कि व्यवस्थापक उपयोगकर्ताओं के लिए वैकल्पिक ईमेल पते बना सकते हैं और बिना किसी अतिरिक्त लागत के प्रति उपयोगकर्ता 30 उपनामों की सीमा नोट कर सकते हैं। बड़े उपनाम संरचना को डिज़ाइन करने से पहले Google के दस्तावेज़ में वर्तमान सीमाओं की पुष्टि करें: वैकल्पिक ईमेल पता जोड़ें या हटाएं।
उपयोगकर्ता बनाम उपनाम बनाम समूह
जब पता वास्तविक लॉगिन स्वामी का प्रतिनिधित्व करता हो तो एक उपयोगकर्ता बनाएं। उपयोगकर्ता उन लोगों के लिए सर्वोत्तम हैं जिन्हें निजी मेल, कैलेंडर, ड्राइव, प्रमाणीकरण, खाता पुनर्प्राप्ति और डिवाइस एक्सेस की आवश्यकता है।
जब कोई पता एक मेलबॉक्स का दूसरा नाम हो तो उपनामों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, एक संस्थापक को व्यवसाय के पहले चरण के दौरान एक इनबॉक्स में owner@, founder@, और hello@ प्राप्त हो सकता है। इसका मतलब यह नहीं है कि प्रत्येक पते को एक सशुल्क मेलबॉक्स की आवश्यकता है।
जब पता किसी टीम का हो तो समूहों का उपयोग करें। यदि व्यवसाय निरंतरता की अपेक्षा करता है तो [email protected] को एक कर्मचारी के निजी इनबॉक्स में स्थायी रूप से नहीं रहना चाहिए। समूह सदस्यों को मेल रूट कर सकते हैं, कॉन्फ़िगर होने पर बाहरी प्रेषकों को अनुमति दे सकते हैं, और लोगों के शामिल होने या छोड़ने पर व्यवसाय को पहुंच प्रबंधित करने में मदद कर सकते हैं।
अनावश्यक भुगतान वाले उपयोगकर्ताओं से बचें
info@ और hello@ जैसे सार्वजनिक लेबल अक्सर उपनाम या समूह होते हैं, भुगतान किए गए उपयोगकर्ता नहीं।
टीम मेल को एक ही इनबॉक्स में न फँसाएँ
समर्थन, बिक्री, बिलिंग और संचालन मेल को स्टाफ परिवर्तन से बचना चाहिए।
व्यक्तिगत मेल को निजी रखें
एक निजी कर्मचारी मेलबॉक्स साझा ग्राहक वर्कफ़्लो के लिए अच्छी जगह नहीं है।
दस्तावेज़ स्वामित्व
प्रत्येक सार्वजनिक संबोधन में एक स्पष्ट स्वामी, उद्देश्य और समीक्षा ताल होना चाहिए।
साझा इनबॉक्स वर्कफ़्लोज़
जब टीम को साझा प्रबंधन की आवश्यकता हो तो Google समूह का उपयोग सहयोगी इनबॉक्स के रूप में किया जा सकता है। Google सहयोगी इनबॉक्स को समूह के सदस्यों के लिए बातचीत लेने और असाइन करने और सहयोग कार्य करने के एक तरीके के रूप में वर्णित करता है। सुविधा को कॉन्फ़िगर करते समय वर्तमान Google दस्तावेज़ का उपयोग करें: एक समूह को एक सहयोगी इनबॉक्स बनाएं।
साझा वर्कफ़्लोज़ इसके लिए उपयोगी हैं:
- ग्राहक सहायता.
- बिक्री संबंधी पूछताछ.
- खाते और बिलिंग.
- विक्रेता संचार.
- नौकरी के आवेदन.
- शाखा संचालन.
- वेबसाइट प्रपत्र अधिसूचनाएँ.
लेकिन उन्हें नियमों की आवश्यकता है:
साझा इनबॉक्स नियम
- समूह का स्वामी कौन है?
- मेल कौन प्राप्त कर सकता है?
- समूह के रूप में कौन भेज सकता है?
- क्या बाहरी प्रेषक समूह को ईमेल कर सकते हैं?
- क्या संदेशों को मॉडरेट किया जाना चाहिए?
- क्या वार्तालाप असाइनमेंट की आवश्यकता है?
- जब कोई सदस्य चला जाता है तो क्या होता है?
- पहुंच की त्रैमासिक समीक्षा कौन करता है?
यदि किसी सहायता पते पर ग्राहकों की शिकायतें, चालान या सेवा अनुरोध प्राप्त होते हैं, तो इसे लापरवाही से सेट न करें। तय करें कि व्यवसाय को Google समूह, सहयोगी इनबॉक्स, हेल्प डेस्क सिस्टम या CRM-कनेक्टेड मेलबॉक्स की आवश्यकता है या नहीं।
सेटअप चेकलिस्ट
पते बनाने से पहले एक नक्शा बनाएं.
व्यवसाय द्वारा वांछित प्रत्येक पते की सूची बनाएं: व्यक्तिगत, सार्वजनिक, पुराना और अस्थायी।
प्रत्येक पते को उपयोगकर्ता, उपनाम, समूह, सहयोगी इनबॉक्स या अस्थायी के रूप में चिह्नित करें।
पहले उपयोगकर्ता बनाएं, फिर उपनाम और समूह बनाएं।
बाहरी खातों से मेल भेजें और डिलीवरी, उत्तर व्यवहार और स्वामित्व की पुष्टि करें।
कार्यस्थल हैंडओवर दस्तावेज़ में पता मानचित्र जोड़ें।
परीक्षण पते
एक ग्राहक की तरह परीक्षण करें:
| पता | परीक्षण | जांचने के लिए परिणाम |
|---|---|---|
owner@ | उपयोगकर्ता को बाहरी प्रेषक | मेल स्वामी के जीमेल पर आता है |
hello@ | उपनाम के लिए बाहरी प्रेषक | मेल मैप किए गए उपयोगकर्ता के इनबॉक्स में आता है |
support@ | समूह में बाहरी प्रेषक | सदस्य या सहयोगी इनबॉक्स इसे प्राप्त करते हैं |
billing@ | जिम्मेदार खाते से उत्तर | ग्राहक पहचान से सही देखता है |
| पुराना पता | अग्रेषण या उपनाम जांचें | विरासती संपर्क अभी भी व्यवसाय तक पहुँचते हैं |
हटाने का भी परीक्षण करें। यदि कोई स्टाफ सदस्य चला जाता है, तो क्या कोई व्यवस्थापक सार्वजनिक पता खोए बिना उन्हें समूह पहुंच से हटा सकता है? यदि नहीं, तो संरचना में सुधार की आवश्यकता है।
सौंपना
खाता संरचना अंतिम वर्कस्पेस रनबुक का हिस्सा होनी चाहिए।
पता हैंडओवर मानचित्र
| पता | प्रकार | मालिक | सदस्य | समीक्षा दिनांक |
|---|---|---|---|---|
[email protected] | उपयोगकर्ता | व्यवसाय स्वामी | लागू नहीं | त्रैमासिक |
[email protected] | उपनाम | मालिक | लागू नहीं | त्रैमासिक |
[email protected] | समूह | संचालन | सहायता टीम | मासिक |
[email protected] | समूह | लेखा | वित्त टीम | मासिक |
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या info@ एक उपयोगकर्ता या उपनाम होना चाहिए?
यदि एक व्यक्ति सभी सामान्य पूछताछ प्राप्त करता है और उनका उत्तर देता है, तो एक उपनाम काम कर सकता है। यदि कई लोग सामान्य पूछताछ संभालते हैं, तो समूह या साझा वर्कफ़्लो का उपयोग करें।
क्या कई लोग एक सशुल्क मेलबॉक्स पासवर्ड का उपयोग कर सकते हैं?
साझा पासवर्ड से बचें. इसके बजाय समूह, प्रत्यायोजित पहुंच, सहयोगी इनबॉक्स या सहायता डेस्क वर्कफ़्लो का उपयोग करें।
क्या कोई उपयोगकर्ता किसी उपनाम से भेज सकता है?
Google वर्कस्पेस उपनाम भेजने और प्राप्त करने के व्यवहार का समर्थन करता है, लेकिन प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए सेटअप और दृश्यता का परीक्षण किया जाना चाहिए।
क्या समूहों को कंपनी के बाहर से मेल प्राप्त होते हैं?
केवल तभी जब समूह सेटिंग इसकी अनुमति देती हो। किसी समूह को सार्वजनिक पते के रूप में उपयोग करने से पहले बाहरी पोस्टिंग का परीक्षण करें।
कितनी बार पहुंच की समीक्षा की जानी चाहिए?
कम से कम त्रैमासिक समीक्षा करें, और स्टाफ बदलने, विक्रेता बदलने या भूमिका बदलने के तुरंत बाद समीक्षा करें।
