Google कार्यस्थान माइग्रेशन मार्गदर्शिका
एक अच्छा माइग्रेशन पुराने-मेल आयात को नए-मेल कटओवर से अलग करता है।
छोटी-टीम माइग्रेशन तब सबसे अच्छा काम करता है जब आप प्रत्येक मेलबॉक्स को सूचीबद्ध करते हैं, एक पायलट का परीक्षण करते हैं, एक योजनाबद्ध विंडो में एमएक्स रिकॉर्ड काटते हैं, और सत्यापन पूरा होने तक पुराने प्रदाता तक पहुंच बनाए रखते हैं।
Google Workspace माइग्रेशन कोई एक कार्य नहीं है. इसमें पहचान योजना, मेलबॉक्स इन्वेंट्री, पुराने-मेल आयात, डीएनएस कटओवर, तृतीय-पक्ष प्रेषक जांच, उपयोगकर्ता प्रशिक्षण और कटओवर के बाद की निगरानी शामिल है। छोटी टीमें अक्सर माइग्रेशन को कम आंकती हैं क्योंकि वे केवल जीमेल खोलने के बारे में ही सोचती हैं।
मुख्य अंतर: पुराने ईमेल को माइग्रेट करना और नए ईमेल को रूट करना अलग-अलग हैं। ऐतिहासिक मेलबॉक्स माइग्रेशन मौजूदा संदेशों की प्रतिलिपि बनाता है या आयात करता है। एमएक्स कटओवर परिवर्तन जहां नए इनबाउंड संदेश वितरित किए जाते हैं। आप एक को बुरी तरह से पूरा कर सकते हैं, भले ही दूसरा सफल हो जाए।
प्रवास क्रम
त्वरित उत्तर
एक छोटी टीम के लिए, इस क्रम में प्रवास की योजना बनाएं:
उपयोगकर्ताओं, उपनामों, समूहों, पुराने प्रदाता, मेलबॉक्स आकार और व्यवसाय-महत्वपूर्ण पतों की सूची बनाएं।
माइग्रेशन शुरू करने से पहले वर्कस्पेस उपयोगकर्ता बनाएं और पुराने प्रदाता की पहुंच की पुष्टि करें।
एक या दो प्रतिनिधि मेलबॉक्स आयात करें और फ़ोल्डर, दिनांक और खोज को मान्य करें।
एमएक्स रिकॉर्ड तभी बदलें जब उपयोगकर्ता और परीक्षण तैयार हों।
पुराने मेल, नए मेल, उपनाम, समूह, मोबाइल लॉगिन और तृतीय-पक्ष प्रेषकों की जाँच करें।
Google के डेटा आयात दस्तावेज़ में IMAP-आधारित प्रदाताओं से आयात करना और डेटा आयात टूल के लिए व्यवस्थापक आवश्यकताओं को नोट करना शामिल है। माइग्रेशन पथ का चयन करते समय वर्तमान Google दस्तावेज़ का उपयोग करें: डेटा आयात टूल के साथ ईमेल आयात करें।
प्रवासन सूची
वर्कशीट से शुरुआत करें. स्मृति से माइग्रेशन प्रारंभ न करें.
माइग्रेशन इन्वेंटरी वर्कशीट
| वस्तु | उदाहरण | यह क्यों मायने रखता है? |
|---|---|---|
| पुराना प्रदाता | ज़ोहो, सीपीनल, माइक्रोसॉफ्ट 365, आईएमएपी होस्ट | उपकरण और क्रेडेंशियल निर्धारित करता है |
| मेलबॉक्स | owner@, accounts@, स्टाफ़ मेलबॉक्स | उपयोगकर्ता मैपिंग को नियंत्रित करता है |
| उपनाम | hello@, sales@, पुराने पते | सार्वजनिक मेल खोने से रोकता है |
| समूह | support@, billing@ | वर्कफ़्लो योजना की आवश्यकता है |
| मेलबॉक्स का आकार | छोटा, मध्यम, बड़ा | प्रवासन समय को प्रभावित करता है |
| गंभीर मेल | चालान, लीड, समर्थन | अतिरिक्त सत्यापन की आवश्यकता है |
| डीएनएस होस्ट | क्लाउडफ्लेयर, रजिस्ट्रार, होस्टिंग | कटओवर को नियंत्रित करता है |
परिचालन संबंधी प्रश्न भी पूछें:
प्रवास से पहले प्रश्न
- कौन से मेलबॉक्स को माइग्रेट किया जाना चाहिए?
- कौन से पुराने पते रिटायर किये जा सकते हैं?
- क्या कोई साझा पासवर्ड हैं?
- क्या पुराने प्रदाता के पास फारवर्डर हैं?
- क्या उपयोगकर्ता डेस्कटॉप मेल क्लाइंट का उपयोग कर रहे हैं?
- क्या कैलेंडर डेटा आवश्यक है?
- क्या संपर्क आवश्यक हैं?
- डोमेन से कौन से फॉर्म या सिस्टम भेजे जाते हैं?
- कटओवर विंडो को कौन मंजूरी दे सकता है?
पायलट और कटओवर योजना
कम संख्या में मेलबॉक्सों के साथ एक पायलट चलाएँ। फ़ोल्डर, अनुलग्नक, पुराने मेल और व्यवसाय-महत्वपूर्ण संदेशों वाला एक सामान्य मेलबॉक्स और एक गन्दा मेलबॉक्स चुनें। स्केलिंग से पहले सत्यापित करें.
फ़ोल्डर मैपिंग की जाँच करें
पुराने प्रदाता फ़ोल्डर जीमेल में अलग तरह से मैप हो सकते हैं। पुष्टि करें कि उपयोगकर्ता महत्वपूर्ण मेल पा सकते हैं।
कम जोखिम वाली विंडो शेड्यूल करें
छोटे व्यवसाय अक्सर कार्यालय समय के बाद काम करना बंद कर देते हैं, लेकिन समर्थन या नेतृत्व-भारी टीमों को कड़ी निगरानी की आवश्यकता हो सकती है।
एमएक्स रिकॉर्ड पहले से तैयार करें
गो-लाइव विंडो से पहले सटीक DNS पैनल और पुराने रिकॉर्ड जानें।
परिभाषित करें कि निर्णय कौन करता है
रोलबैक योजना तब तक बेकार है जब तक निर्णय स्वामी और तकनीकी स्वामी ज्ञात न हो।
कटओवर के दौरान:
- असंबंधित DNS परिवर्तन करना बंद करें.
- पुष्टि करें कि उपयोगकर्ता Google Workspace में साइन इन कर सकते हैं।
- महत्वपूर्ण मेलबॉक्सों के लिए माइग्रेशन स्थिति की पुष्टि करें।
- एमएक्स रिकॉर्ड को Google वर्कस्पेस में बदलें।
- बाहरी इनबाउंड मेल का परीक्षण करें.
- आउटबाउंड मेल का परीक्षण करें.
- उपनामों और समूहों का परीक्षण करें.
- संक्रमण विंडो के दौरान स्ट्रगलरों के लिए पुराने प्रदाता की निगरानी करें।
यदि स्रोत माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज या एक्सचेंज ऑनलाइन है, तो Google माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज के लिए Google वर्कस्पेस माइग्रेशन जैसे माइग्रेशन पथों का भी दस्तावेजीकरण करता है। टूल चुनने से पहले वर्तमान स्रोत-विशिष्ट मार्गदर्शन की समीक्षा करें: एक्सचेंज से डेटा माइग्रेट करें।
कटओवर के बाद सत्यापन
पहला परीक्षण ईमेल आने पर कटओवर नहीं किया जाता है।
कटओवर के बाद सत्यापन चेकलिस्ट
- प्राथमिक उपयोगकर्ता बाहरी मेल प्राप्त करते हैं.
- उपयोगकर्ता बाहरी डोमेन पर भेज सकते हैं.
- उपनाम सही गंतव्य तक पहुंचाते हैं।
- जहां अपेक्षित हो वहां समूह बाहरी मेल स्वीकार करते हैं।
- पुराने प्रदाता को अब नया प्राथमिक मेल प्राप्त नहीं होता.
- जीमेल में महत्वपूर्ण ऐतिहासिक मेल मौजूद हैं.
- खोज हाल के और पुराने संदेशों के लिए काम करती है।
- मोबाइल जीमेल लॉगिन काम करता है।
- वेबसाइट फॉर्म अधिसूचनाएँ आती हैं।
- इनवॉइस, सीआरएम, समर्थन और मार्केटिंग प्रेषक अभी भी काम करते हैं।
- कटओवर के बाद एसपीएफ़, डीकेआईएम और डीएमएआरसी की समीक्षा की जाती है।
व्यवसाय स्वामी के हस्ताक्षर करने तक पुराने प्रदाता को एक्सेस योग्य रखें। पुरानी पहुंच को बहुत जल्दी बंद करने से तब घबराहट पैदा होती है, जब उपयोगकर्ता को एक सप्ताह बाद पुराना फ़ोल्डर, निर्यात या अग्रेषित पता याद आता है, जिससे बचा जा सकता है।
सामान्य प्रवासन गलतियाँ
उपयोगकर्ताओं के मौजूद होने से पहले ही कटौती करना
यदि Google Workspace गंतव्य मेलबॉक्स, उपनाम या समूह गायब है तो नया मेल बाउंस हो सकता है।
कोई उपनाम सूची नहीं
पुराने सार्वजनिक पते अक्सर वास्तविक लीड उत्पन्न करते हैं। गुम उपनाम चुपचाप व्यावसायिक मेल खो सकते हैं।
माइग्रेशन को केवल DNS के रूप में मानना
एमएक्स कटओवर नए मेल को रूट करता है। यह साबित नहीं करता कि ऐतिहासिक मेल सही ढंग से आयात किया गया था।
कोई मालिक साइन-ऑफ़ नहीं करता
तकनीकी पूर्णता व्यवसाय स्वीकृति के समान नहीं है। स्वामी से महत्वपूर्ण मेल का सत्यापन करवाएं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या हम सप्ताहांत में प्रवास कर सकते हैं?
अक्सर हाँ, लेकिन टीम के उपयोग, मेलबॉक्स आकार, स्रोत प्रदाता पहुंच और व्यावसायिक गंभीरता के आधार पर योजना बनाएं। कुछ टीमों को कार्य घंटों के दौरान भी निगरानी की आवश्यकता होती है।
क्या एमएक्स रिकॉर्ड बदलने से पुराने ईमेल माइग्रेट हो जाएंगे?
नहीं, एमएक्स रिकॉर्ड नए इनबाउंड मेल को रूट करते हैं। पुराने-मेल माइग्रेशन के लिए एक अलग आयात या माइग्रेशन प्रक्रिया की आवश्यकता होती है।
क्या हम पुराने मेल को पुराने प्रदाता के पास रख सकते हैं?
आप कर सकते हैं, लेकिन यह दस्तावेजी पहुंच, अवधारण और शटडाउन समय के साथ जानबूझकर लिया गया निर्णय होना चाहिए।
क्या उपनामों को माइग्रेशन की आवश्यकता है?
उपनामों की अपनी मेलबॉक्स सामग्री नहीं होती जब तक कि पुराने प्रदाता ने मेल को अलग से संग्रहीत न किया हो। उन्हें पुनः बनाने या मैप करने की आवश्यकता है ताकि भविष्य का मेल सही ढंग से पहुंचे।
सबसे अच्छी रोलबैक योजना क्या है?
पुराने प्रदाता को सुलभ रखें, पुराने DNS रिकॉर्ड्स का दस्तावेज़ीकरण करें, जानें कि DNS को कौन बदल सकता है, और व्यवसाय स्वामी को परिभाषित करें जो निर्णय लेता है कि रोलबैक की आवश्यकता है या नहीं।
