دليل مشرف Google Workspace
يمنع نوع عنوان البريد الإلكتروني الصحيح حدوث مشكلات في الوصول والملكية في المستقبل.
لا ينبغي للفرق الصغيرة إنشاء صندوق بريد مدفوع لكل عنوان عام. حدد ما يجب أن يكون مستخدمًا أو اسمًا مستعارًا أو مجموعة أو سير عمل مشترك قبل أن يبدأ العملاء في إرسال البريد المهم للأعمال.
يمنحك Google Workspace عدة طرق لإنشاء عناوين البريد الإلكتروني وتوجيهها. الاختيار مهم لأنه يؤثر على الفوترة، والخصوصية، والتسليم، ورؤية العميل، وما يحدث عندما يغادر شخص ما.
يبدأ الإعداد الفوضوي عادةً بالنوايا الحسنة: قم بإنشاء info@، sales@، support@، billing@، وadmin@ كصناديق بريد منفصلة لأنها تبدو احترافية. وبعد مرور ستة أشهر، لا أحد يعرف أي صندوق بريد يحتوي على العميل المتوقع، أو من يملك كلمة المرور، أو ما إذا كان الموظف السابق لا يزال لديه حق الوصول.
قاعدة القرار
إجابة سريعة
استخدم هذا النموذج:
جدول قرار عنوان مساحة العمل
| نوع العنوان | استخدم متى | مثال | ملاحظات |
|---|---|---|---|
| المستخدم | يحتاج الشخص إلى تسجيل الدخول والبريد الوارد والتقويم وDrive ودورة حياة الحساب | [email protected] | عادة ما تدفع الترخيص |
| الاسم المستعار | يجب أن يتلقى مستخدم واحد البريد لاسم آخر | [email protected] -> البريد الوارد للمالك | الأسماء المستعارة لمستندات Google كعناوين بريد إلكتروني بديلة للمستخدم |
| المجموعة | يحتاج العديد من الأشخاص إلى بريد مملوك للفريق | [email protected] | جيد للمبيعات والدعم والحسابات والعمليات |
| البريد الوارد التعاوني | يحتاج الفريق إلى المهمة والتعامل مع المحادثة | [email protected] | يستخدم ميزات مجموعات Google |
| عنوان مؤقت | الترحيل أو الإطلاق أو الاختبار فقط | [email protected] | أضف تاريخ انتهاء الصلاحية أو المراجعة |
تشير وثائق الأسماء المستعارة الخاصة بـ Google إلى أنه يمكن للمسؤولين إنشاء عناوين بريد إلكتروني بديلة للمستخدمين وتلاحظ حدًا يصل إلى 30 اسمًا مستعارًا لكل مستخدم دون أي تكلفة إضافية. تأكد من الحدود الحالية في وثائق Google قبل تصميم بنية اسم مستعار كبيرة: أضف أو احذف عنوان بريد إلكتروني بديل.
المستخدمون مقابل الأسماء المستعارة مقابل المجموعات
أنشئ مستخدمًا عندما يمثل العنوان مالكًا حقيقيًا لتسجيل الدخول. يعد المستخدمون هو الأفضل للأشخاص الذين يحتاجون إلى البريد الخاص والتقويم وDrive والمصادقة واسترداد الحساب والوصول إلى الجهاز.
استخدم الأسماء المستعارة عندما يكون العنوان مجرد اسم آخر لصندوق بريد واحد. على سبيل المثال، قد يتلقى المؤسس owner@ وfounder@ وhello@ في صندوق بريد واحد خلال المرحلة الأولى من العمل. هذا لا يعني أن كل عنوان يحتاج إلى صندوق بريد مدفوع.
استخدم المجموعات عندما ينتمي العنوان إلى فريق. يجب ألا يكون [email protected] موجودًا بشكل دائم داخل البريد الوارد الخاص بأحد الموظفين إذا كانت الشركة تتوقع الاستمرارية. يمكن للمجموعات توجيه البريد إلى الأعضاء، والسماح للمرسلين الخارجيين إذا تم تكوينهم، ومساعدة الشركة في إدارة الوصول عند انضمام الأشخاص أو مغادرتهم.
تجنب المستخدمين المدفوعين غير الضروريين
التصنيفات العامة مثل info@ وhello@ غالبًا ما تكون أسماء مستعارة أو مجموعات، وليست مستخدمين مدفوعي الأجر.
لا تحبس بريد الفريق في صندوق بريد واحد
يجب أن يتحمل بريد الدعم والمبيعات والفواتير والعمليات تغييرات الموظفين.
احتفظ بالبريد الشخصي شخصيًا
لا يعد صندوق بريد الموظف الخاص مكانًا جيدًا لسير عمل العملاء المشترك.
ملكية الوثيقة
يجب أن يكون لكل عنوان عام مالك واضح وهدف وإيقاع مراجعة.
سير عمل البريد الوارد المشترك
يمكن استخدام مجموعات Google كصندوق بريد تعاوني عندما يحتاج الفريق إلى معالجة مشتركة. تصف Google صناديق البريد الوارد التعاونية بأنها وسيلة لأعضاء المجموعة لإجراء المحادثات وتعيينها وتنفيذ مهام التعاون. استخدم وثائق Google الحالية أثناء تكوين الميزة: اجعل المجموعة عبارة عن صندوق وارد تعاوني.
تعتبر مسارات العمل المشتركة مفيدة لـ:
- دعم العملاء.
- استفسارات المبيعات.
- الحسابات والفواتير.
- التواصل مع البائع.
- طلبات العمل.
- عمليات الفرع.
- إشعارات نموذج الموقع.
لكنهم بحاجة إلى قواعد:
قواعد البريد الوارد المشترك
- من يملك المجموعة؟
- من يمكنه استلام البريد؟
- من يمكنه الإرسال كمجموعة؟
- هل يمكن للمرسلين الخارجيين إرسال بريد إلكتروني إلى المجموعة؟
- هل ينبغي الإشراف على الرسائل؟
- هل هناك حاجة إلى مهمة المحادثة؟
- ماذا يحدث عندما يغادر العضو؟
- من يقوم بمراجعة الوصول بشكل ربع سنوي؟
إذا تلقى عنوان الدعم شكاوى العملاء أو الفواتير أو طلبات الخدمة، فلا تقم بإعداده بشكل عرضي. حدد ما إذا كانت الشركة تحتاج إلى مجموعة Google، أو صندوق بريد وارد تعاوني، أو نظام مكتب مساعدة، أو صندوق بريد متصل بإدارة علاقات العملاء (CRM).
قائمة التحقق من الإعداد
قبل إنشاء العناوين، قم ببناء خريطة.
قم بإدراج كل عنوان تريده الشركة: شخصي، عام، قديم، ومؤقت.
قم بتمييز كل عنوان كمستخدم أو اسم مستعار أو مجموعة أو بريد وارد تعاوني أو مؤقت.
أنشئ المستخدمين أولاً، ثم الأسماء المستعارة والمجموعات.
أرسل البريد من حسابات خارجية وقم بتأكيد التسليم وسلوك الرد والملكية.
قم بإضافة مخطط العنوان إلى مستند تسليم مساحة العمل.
عناوين الاختبار
اختبر كما يفعل العميل:
| العنوان | اختبار | النتيجة للتحقق |
|---|---|---|
owner@ | مرسل خارجي للمستخدم | يصل البريد إلى Gmail الخاص بالمالك |
hello@ | المرسل الخارجي إلى الاسم المستعار | يصل البريد إلى صندوق الوارد الخاص بالمستخدم المعين |
support@ | مرسل خارجي للمجموعة | الأعضاء أو البريد الوارد التعاوني يستلمونه |
billing@ | الرد من الحساب المسؤول | يرى العميل الصحيح من الهوية |
| العنوان القديم | إعادة التوجيه أو التحقق من الاسم المستعار | الاتصالات القديمة لا تزال تصل إلى العمل |
أيضا اختبار الإزالة. إذا غادر أحد الموظفين، هل يمكن للمسؤول إزالته من الوصول إلى المجموعة دون فقدان العنوان العام؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فإن الهيكل يحتاج إلى تحسين.
التسليم
يجب أن تكون بنية الحساب جزءًا من دليل التشغيل النهائي لمساحة العمل.
خريطة تسليم العنوان
| العنوان | اكتب | مالك | الأعضاء | تاريخ المراجعة |
|---|---|---|---|---|
[email protected] | المستخدم | صاحب العمل | لا ينطبق | ربع سنوية |
[email protected] | الاسم المستعار | مالك | لا ينطبق | ربع سنوية |
[email protected] | المجموعة | العمليات | فريق الدعم | شهريا |
[email protected] | المجموعة | الحسابات | فريق المالية | شهريا |
الأسئلة الشائعة
هل يجب أن يكون info@ مستخدمًا أو اسمًا مستعارًا؟
إذا تلقى شخص واحد جميع الاستفسارات العامة وأجاب عليها، فيمكن أن يعمل الاسم المستعار. إذا كان هناك عدة أشخاص يتعاملون مع الاستفسارات العامة، فاستخدم مجموعة أو سير عمل مشترك.
هل يمكن لعدة أشخاص استخدام كلمة مرور واحدة لصندوق بريد مدفوع؟
تجنب كلمات المرور المشتركة. استخدم المجموعات أو الوصول المفوض أو صناديق البريد الوارد التعاونية أو سير عمل مكتب المساعدة بدلاً من ذلك.
هل يمكن للمستخدم الإرسال من اسم مستعار؟
يدعم Google Workspace سلوك إرسال واستقبال الاسم المستعار، ولكن يجب اختبار الإعداد وإمكانية الرؤية لكل مستخدم.
هل تتلقى المجموعات البريد من خارج الشركة؟
فقط إذا كانت إعدادات المجموعة تسمح بذلك. اختبر النشر الخارجي قبل استخدام المجموعة كعنوان عام.
كم مرة يجب مراجعة الوصول؟
قم بالمراجعة ربع سنوية على الأقل، ومباشرة بعد تغيير الموظفين، أو تغيير البائعين، أو تغيير الأدوار.
