دليل ترحيل Google Workspace
يؤدي الترحيل الجيد إلى فصل استيراد البريد القديم عن تحويل البريد الجديد.
تعمل عمليات ترحيل الفرق الصغيرة بشكل أفضل عند جرد كل صندوق بريد، واختبار الإصدار التجريبي، وقص سجلات MX في نافذة مخططة، والاحتفاظ بإمكانية وصول الموفر القديم حتى اكتمال التحقق من الصحة.
لا يعد ترحيل Google Workspace مهمة واحدة. ويتضمن تخطيط الهوية، وجرد صندوق البريد، واستيراد البريد القديم، وتغيير نظام أسماء النطاقات (DNS)، والتحقق من المرسل من الطرف الثالث، وتدريب المستخدم، ومراقبة ما بعد التحويل. غالبًا ما تقلل الفرق الصغيرة من أهمية الترحيل لأنها لا تفكر إلا في فتح Gmail.
الفرق الرئيسي: يختلف ترحيل البريد الإلكتروني القديم وتوجيه البريد الإلكتروني الجديد. يقوم ترحيل صندوق البريد التاريخي بنسخ الرسائل الموجودة أو استيرادها. يتغير نظام MX الشامل حيث يتم تسليم الرسائل الواردة الجديدة. يمكنك إكمال أحدهما بشكل سيء حتى لو نجح الآخر.
تسلسل الهجرة
إجابة سريعة
بالنسبة لفريق صغير، خطط للترحيل بهذا الترتيب:
قم بإدراج المستخدمين والأسماء المستعارة والمجموعات والموفر القديم وأحجام صناديق البريد والعناوين المهمة للأعمال.
قم بإنشاء مستخدمي Workspace وتأكد من وصول الموفر القديم قبل بدء الترحيل.
قم باستيراد صندوق بريد تمثيلي واحد أو اثنين والتحقق من صحة المجلدات والتواريخ والبحث.
قم بتغيير سجلات MX فقط عندما يكون المستخدمون والاختبارات جاهزين.
تحقق من البريد القديم والبريد الجديد والأسماء المستعارة والمجموعات وتسجيل الدخول عبر الهاتف المحمول والمرسلين الخارجيين.
تغطي وثائق استيراد البيانات من Google الاستيراد من موفري الخدمة المستندين إلى IMAP وتلاحظ متطلبات المسؤول لأداة استيراد البيانات. استخدم وثائق Google الحالية أثناء تحديد مسار الترحيل: استيراد البريد الإلكتروني باستخدام أداة استيراد البيانات.
جرد الهجرة
ابدأ بورقة عمل. لا تبدأ الترحيل من الذاكرة.
ورقة عمل جرد الهجرة
| البند | مثال | لماذا يهم |
|---|---|---|
| مقدم قديم | Zoho، cPanel، Microsoft 365، مضيف IMAP | يحدد الأداة وبيانات الاعتماد |
| صناديق البريد | owner@، accounts@، صناديق بريد الموظفين | يتحكم في تعيين المستخدم |
| الأسماء المستعارة | hello@، sales@، العناوين القديمة | يمنع فقدان البريد العام |
| المجموعات | support@، billing@ | يحتاج إلى تخطيط سير العمل |
| حجم صندوق البريد | صغيرة ومتوسطة وكبيرة | يؤثر على وقت الهجرة |
| البريد الحرج | الفواتير، العملاء المحتملين، الدعم | يحتاج إلى التحقق الإضافي |
| مضيف DNS | Cloudflare، المسجل، الاستضافة | يتحكم في القطع |
اطرح أيضًا أسئلة تشغيلية:
أسئلة قبل الهجرة
- ما هي صناديق البريد التي يجب ترحيلها؟
- ما هي العناوين القديمة التي يمكن التقاعد منها؟
- هل هناك كلمات مرور مشتركة؟
- هل هناك وكلاء في المزود القديم؟
- هل يستخدم المستخدمون عملاء بريد سطح المكتب؟
- هل بيانات التقويم مطلوبة؟
- هل الاتصالات مطلوبة؟
- ما هي النماذج أو الأنظمة التي ترسل من المجال؟
- من يمكنه الموافقة على نافذة التحويل؟
الخطة التجريبية والقطعية
قم بتشغيل الإصدار التجريبي باستخدام عدد صغير من صناديق البريد. اختر صندوق بريد عاديًا وصندوق بريد فوضويًا يحتوي على المجلدات والمرفقات والبريد القديم والرسائل المهمة للأعمال. التحقق من صحة قبل القياس.
تحقق من تعيين المجلد
قد يتم تعيين مجلدات الموفر القديمة بشكل مختلف في Gmail. تأكد من أنه يمكن للمستخدمين العثور على البريد المهم.
جدولة نافذة منخفضة المخاطر
غالبًا ما تتوقف الشركات الصغيرة عن العمل بعد ساعات العمل، ولكن قد تحتاج فرق الدعم أو الفرق ذات القيادة الثقيلة إلى مراقبة أكثر صرامة.
قم بإعداد سجلات MX مسبقًا
تعرف على لوحة DNS الدقيقة والسجلات القديمة قبل نافذة البث المباشر.
تحديد من يقرر
لا تكون خطة التراجع مجدية إلا إذا كان صاحب القرار والمالك الفني معروفين.
أثناء القطع:
- توقف عن إجراء تغييرات DNS غير ذات صلة.
- تأكد من أنه يمكن للمستخدمين تسجيل الدخول إلى Google Workspace.
- تأكيد حالة الترحيل لصناديق البريد المهمة.
- قم بتغيير سجلات MX إلى Google Workspace.
- اختبار البريد الوارد الخارجي.
- اختبار البريد الصادر.
- اختبار الأسماء المستعارة والمجموعات.
- مراقبة المزود القديم للمتطرفين أثناء فترة الانتقال.
إذا كان المصدر هو Microsoft Exchange أو Exchange Online، تقوم Google أيضًا بتوثيق مسارات الترحيل مثل Google Workspace Migration for Microsoft Exchange. قم بمراجعة الإرشادات الحالية الخاصة بالمصدر قبل تحديد الأداة: ترحيل البيانات من Exchange.
التحقق من صحة ما بعد القطع
لا يتم إجراء عملية الاستبدال عند وصول أول بريد إلكتروني للاختبار.
قائمة التحقق من صحة ما بعد القطع
- يتلقى المستخدمون الأساسيون بريدًا خارجيًا.
- يمكن للمستخدمين الإرسال إلى المجالات الخارجية.
- تسليم الأسماء المستعارة إلى الوجهة الصحيحة.
- تقبل المجموعات البريد الخارجي حيثما كان ذلك متوقعًا.
- لم يعد الموفر القديم يتلقى البريد الأساسي الجديد.
- يوجد بريد تاريخي مهم في Gmail.
- يعمل البحث عن الرسائل الحديثة والقديمة.
- يعمل تسجيل الدخول إلى Gmail عبر الهاتف المحمول.
- وصول إشعارات نموذج الموقع.
- لا يزال مرسلو الفاتورة وإدارة علاقات العملاء والدعم والتسويق يعملون.
- تتم مراجعة نظام التعرف على هوية المرسل (SPF) وDKIM وDMARC بعد الاستبدال.
اجعل الموفر القديم متاحًا حتى يقوم صاحب العمل بتسجيل الخروج. يؤدي إغلاق الوصول القديم مبكرًا إلى حدوث ذعر يمكن تجنبه عندما يتذكر المستخدم مجلدًا قديمًا أو تصديرًا أو عنوانًا مُعاد توجيهه بعد أسبوع.
أخطاء الهجرة الشائعة
القطع قبل وجود المستخدمين
يمكن أن يرتد البريد الجديد في حالة فقدان صندوق بريد الوجهة أو الاسم المستعار أو المجموعة في Google Workspace.
لا يوجد مخزون الاسم المستعار
غالبًا ما تولد العناوين العامة القديمة عملاء محتملين حقيقيين. يمكن أن تؤدي الأسماء المستعارة المفقودة إلى فقدان بريد العمل بصمت.
التعامل مع الهجرة على أنها DNS فقط
يقوم نظام MX Cutover بتوجيه البريد الجديد. لا يثبت أنه تم استيراد البريد التاريخي بشكل صحيح.
لا يوجد تسجيل خروج للمالك
الإكمال الفني ليس مثل قبول الأعمال. اطلب من المالك التحقق من صحة البريد المهم.
الأسئلة الشائعة
هل يمكننا الهجرة خلال عطلة نهاية الأسبوع؟
نعم في كثير من الأحيان، ولكن التخطيط يعتمد على استخدام الفريق وحجم صندوق البريد والوصول إلى موفر المصدر وأهمية الأعمال. تحتاج بعض الفرق إلى المراقبة أثناء ساعات العمل أيضًا.
هل يؤدي تغيير سجلات MX إلى ترحيل رسائل البريد الإلكتروني القديمة؟
لا، تقوم سجلات MX بتوجيه البريد الوارد الجديد. يتطلب ترحيل البريد القديم عملية استيراد أو ترحيل منفصلة.
هل يمكننا الاحتفاظ بالبريد القديم لدى المزود القديم؟
يمكنك ذلك، ولكن يجب أن يكون قرارًا متعمدًا مع الوصول الموثق، والاحتفاظ، وتوقيت إيقاف التشغيل.
هل تحتاج الأسماء المستعارة إلى الترحيل؟
لا تحتوي الأسماء المستعارة على محتوى صندوق البريد الخاص بها إلا إذا قام الموفر القديم بتخزين البريد بشكل منفصل. يجب إعادة إنشائها أو تعيينها حتى يصل البريد المستقبلي بشكل صحيح.
ما هي أفضل خطة التراجع؟
حافظ على إمكانية الوصول إلى الموفر القديم، وقم بتوثيق سجلات DNS القديمة، واعرف من يمكنه تغيير DNS، وحدد مالك الأعمال الذي يقرر ما إذا كانت هناك حاجة إلى التراجع أم لا.
